Manager projectbureau
Jouw functie
In deze functie ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de projectmanager met als doel een soepele, actuele en duidelijke projectadministratie. Daarbij geef je leiding aan één collega die voornamelijk secretariële ondersteuning zal bieden.
Het doel van het projectbureau is: het plannen en realiseren van projectbureautaken, opdat de projectmanager tijdig, juist en volledig wordt geïnformeerd over de onder handen projecten ten aanzien van: realisatie planning, bestede uren en gemaakte kosten, voortgang en de samenhang van het project als totaal, risicomanagement en contractbewaking, zodanig dat de projectmanager tijdig de juiste besluiten kan nemen over afwijkingen op het project.
Taken en Verantwoordelijkheden:
1 Projectorganisatie - beschrijven taken, functies en opdrachten
- maken en bijhouden projecthandboek
- instrueren en organiseren inwerken nieuwe projectmedewerkers
- vastleggen beoordeling uitvoering taken en opdrachten
2 Projectplanning - administratief opzetten projectplanning
- wekelijks bijhouden projectplanning
- maken voortgangsrapporten o.b.v. formele projectplanning
3 Budgetbewaking - bijhouden financiële administratie project
- maandelijks rapporteren over budgetuitputting
4 Resourceplanning en –management
(incl. urenverantwoording) - in kaart brengen en ‘claimen’ van nodige resources
- opvolgen daadwerkelijke inzet resources
- bijsturen indien nodig
- regelen urenverantwoording door alle projectmedewerkers
- rapporteren over planning vs realisatie inzet resources
5 VOTW-management
(voorlichting, opleiding, training en werkplek-ondersteuning) - in kaart brengen opleidingbehoeften gebruikers en beheerders
- organiseren voorlichting, opleiding, training en werkplekondersteuning gebruikers en beheerders
- nagaan of kennispeil gebruikers en beheerders voldoende is om ‘live’ te gaan
7 Contractmanagement - opzetten en (laten) bijhouden administratieve contractbewaking
- vragen, opvolgen en vastleggen goedkeuring RfC’s en andere uitgaven met het oog op kwaliteits- en budgetbeheer
8 Risicomanagement - in kaart brengen programma- en projectrisico’s
- ontvangen en beoordelen ingebrachte risico’s
- bijhouden risico log
- beschrijven en volgen maatregelen
- maken risicomanagementrapport
9 Wijzigingenbeheer - ontvangen verzoeken tot wijzigingen
- toepassen RfC-procedure
- opvolgen afspraken met leveranciers t.a.v. uitvoering RfC’s
11 Communicatie over project - ondersteunen bij het informeren projectorganisatie over plannen, voortgang, besluiten stuurgroep e.d.
- na opdracht, idem voor lijn- en staforganisatie
12 Organisatie stuurgroep-vergaderingen en projectgroepvergaderingen - opstellen en versturen convocaties, agenda en vergaderstukken
- maken besluiten – en actielijst van iedere vergadering
13 Projectfaciliteiten - regelen alle facilitaire zaken voor projecten (ruimten, toegang, catering etc.)
14 Secretariële ondersteuning - secretariële en administratieve ondersteuning projectmanager, projectstuurgroep, PSO-manager en kwaliteitsmanager
Wij vragen
Opleiding en werkervaring:
• Minimaal HBO denk- & werkniveau.
• Ervaring met projectmatig werken.
• Bedrijfskundige achtergrond.
• Ervaring met projectbureauwerkzaamheden
• Ervaring als managementassistent
Kennis:
• Je hebt kennis verandermanagement
• Je hebt expliciete kennis van de volgende software applicatie: Microsoft Office (Word, Excel, Power point, MS projects).
• Je beheerst uitstekend de Nederlandse taal (in woord en geschrift).
Persoonlijke vaardigheden:
• Je bent analytisch, resultaatgericht, klant- en marktgericht.
• Je hebt oog voor kwaliteit
• Je kunt goed plannen en organiseren.
• Je bent in staat om zelfstandig te werken
• Tegelijkertijd ben je een goede teamspeler
Tijdsbesteding:
Gemiddeld 24 uur per week van heden tot eind december
|
|
|
|
|
