Tijdelijke senior secretaresse 32 - 40uur per week
De directie Staf is binnen de door de directieraad gestelde kaders verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering in brede zin van de organisatie, voor de communicatiefunctie en voor de generieke vraagbaakfunctie. De directie Staf ondersteunt het bestuur, de directieraad en de organisatie. Binnen de directie Staf zijn de vier afdelingen Financiën en Control, Personeel & Organisatie, Communicatie en Informatie opgenomen.
Tevens is een aantal ondersteunende functies formatief onder de directie Staf gebracht. Hiertoe behoren de functies op het gebied van secretarieel-administratieve en logistieke ondersteuning ten behoeve van de afdelingen van de organisatie. Deze secretaressefuncties zijn ondergebracht in een pool, van waaruit deze ondersteuning plaatsvindt; hierbij worden de functies functioneel geplaatst binnen de afdeling waarvoor gewerkt wordt.
2.1. bestaansreden van de functie
De secretaresse verzorgt de uitvoering van de secretariële, administratieve en logistieke werkzaamheden ten behoeve van één of meerdere (hoofden van) afdelingen.
3. hoofdtaken
3.1. resultaatgebieden
a. secretariaatsvoering voor één of meerdere afdelingshoofden/afdelingen; b. administratieve en logistieke ondersteuning van één of meerdere afdelingen.
3.2. activiteiten
ad a. secretariaatsvoering voor één of meerdere afdelingshoofden/afdelingen
het op belang en urgentie inschatten van binnengekomen correspondentie, op eigen initiatief en naar eigen inzicht toevoegen van voor de afhandeling benodigde informatie; het plannen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen van het afdelingshoofd/de afdeling en verzorgen van stukken daarvoor; het vervullen van een intermediaire functie tussen het afdelingshoofd/de afdeling en externe functionarissen en ontvangen en begeleiden van bezoekers van het afdelingshoofd/de afdeling; het behandelen van (vertrouwelijke) stukken en informatie ten behoeve van het afdelingshoofd/de afdeling en het opzetten en het beheren van het informatie- en documentatiearchief c.q. het werkarchief van het afdelingshoofd/de afdeling en bewaken van de actualiteit daarvan; het verzorgen van projectsecretariaten; het verrichten van overige administratieve, ondersteunende en/of organisatorische werkzaamheden.
ad b. administratieve en logistieke ondersteuning van één of meerdere afdelingen
het verzamelen en bewerken van gegevens ten behoeve van managementinformatie; het verstrekken van (telefonische of schriftelijke) informatie van algemeen procedurele aard, intern aan medewerkers, extern aan gemeenten en aan overige instanties; het verzorgen van de voorbereiding en verslaglegging van diverse vergaderingen en het bewaken van de uitvoering van afspraken; het mede organiseren van bijeenkomsten en evenementen van en voor de afdeling en het boeken van reizen en verblijf van de medewerkers van de afdeling; het coördineren en (doen) uitvoeren van taken op het gebied van postbehandeling, budgetbeheer, tijdsverantwoording, verlofregistratie, relatiebeheer e.d.
4. speelruimte
hiërarchisch valt de secretaresse onder het management van de afdeling (meestal een beleidsveld of expertisecentrum) waarvoor gewerkt wordt. Functioneel valt de secretaresse onder de directeur Staf en de coördinator secretariaat. kaders zijn de interne administratieve procedures en de met de coördinator en het betrokken management gemaakte werkafspraken; de secretaresse neemt beslissingen over de organisatie van de ondersteuning, het al dan niet afhouden dan wel inplannen van afspraken e.d..
5. contacten
met functionele relaties van de afdelingen over de ondersteuning om informatie te verstrekken, in te winnen en af te stemmen; met management en medewerkers van de organisatie over de ondersteuning om informatie te verstrekken, in te winnen en te overleggen.
Functie eisen
MBO werk- en denkniveau op basis van tenminste een afgeronde secretaresseopleiding en/of ruime ervaring in soortgelijke functie; kennis van en ervaring met management-ondersteunende methoden en werkwijzen; kennis van en inzicht in de organisatorische en functionele verhoudingen binnen en buiten de organisatie; theoretische en praktische kennis van de Nederlandse taal; kennis van kantoorautomatiseringapparatuur en gangbare tekstverwerkingsapparatuur.
7. functionele vaardigheden
goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands; sociale vaardigheden; invulling weten te geven aan representatieve taken; regels, reglementen en procedures kunnen interpreteren; goede organisatorische vaardigheden.
8. competentieprofiel
1. Initiatief 2. Planning en organisatie 3. Resultaatgerichtheid 4. Flexibiliteit 5. Schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid 6. Zelfbeheersing 7. Klantgerichtheid
